Apesar de serem áreas bem distintas, a gestão da qualidade e o gerenciamento de facilities podem se dar muito bem trabalhando juntos, garantindo a preservação do espaço físico, das pessoas e dos processos de uma empresa.

Com metodologias importadas da qualidade, o gerenciamento de facilities pode conseguir resultados melhores e mensuráveis, causando um impacto positivo em toda a organização.

Neste artigo, vamos explicar melhor como essas gestões — de qualidade e de facilities — podem se relacionar para conseguir os melhores resultados. Antes disso, porém, vamos explicar um pouco sobre cada uma dessas áreas. Confira:

O que é o gerenciamento de facilities?

O gerenciamento de facilities, conhecido também como gestão de facilidades, é uma área interdisciplinar que garante a funcionalidade da infraestrutura de uma empresa por meio da integração de processos, pessoas e tecnologias.

Na prática, o termo é usado para designar a gestão da prestação de serviços como a limpeza, a logística interna, o suporte administrativo e a segurança de uma organização.

Para conseguir o máximo de eficiência, o gerente de facilities precisa ser muito mais do que um simples zelador dos serviços terceirizados — contratados para a manutenção da infraestrutura de uma empresa. É muito importante que essa área seja vista como estratégica e diretamente relacionada aos resultados do negócio.

Um gerenciamento de facilities bem executado aumenta a satisfação geral dos colaboradores e diminui a ocorrência de falhas operacionais, desperdício de recursos e retrabalho. E além disso, essa atividade, quando feita com excelência, reduz gastos e despesas da organização.

O que é a gestão da qualidade?

Uma forma simples de definir a gestão da qualidade é como a atividade coordenada de direção e controle dos processos de trabalho, visando a melhoria contínua dos produtos e serviços e também das técnicas e formas de execução do trabalho.

O setor de qualidade é o responsável por garantir que as atividades de uma empresa sejam exercidas com excelência e regularidade.

A qualidade é muito mais que a simples inspeção e triagem de produtos na fábrica. O papel desse setor é elaborar métodos para aprimorar o valor do que é feito pelo negócio. O gestor de qualidade monitora os resultados — de olho nas metas predefinidas — e identifica gargalos, traçando sugestões de melhoria para os processos analisados.

Essa é uma área que coloca todo o foco no cliente final. A abordagem da qualidade sempre busca o atendimento das necessidades e demandas do consumidor, prezando pela sua satisfação — em relação às expectativas pelo padrão e regularidade do produto.

Em uma organização, a gestão da qualidade envolve muito mais que os profissionais especializados no tema. Ela compreende todas as pessoas da empresa, pois todos estão ligados de alguma forma com os resultados do negócio.

É muito importante notar que a qualidade atua abordando processos e seus inter-relacionamentos. Em vez de, simplesmente, vistoriar os produtos finais, o setor tenta identificar se os processos estão bem estabelecidos.

Ou seja, a qualidade confere a existência de padrões e normas seguidos pelos colaboradores — e se os resultados estão dentro do esperado.

Como alinhar a gestão de facilities à estratégia da empresa?

Como dito, o gerenciamento de facilities deve ser enxergado como mais que uma área de suporte totalmente operacional e desconectada do restante da empresa. Para atender com eficiência, é fundamental que a área de facilidades esteja alinhada com a estratégia do negócio.

O gerenciamento de facilities desperdiça seu potencial se ele for somente reativo, ou seja, apenas atendendo às urgências da empresa, como a necessidade de consertar algo ou fazer um controle de acesso na porta da sede, por exemplo.

Para ser realmente eficaz, a gestão de facilities deve ter um papel ativo com ações afirmativas, antecipando as demandas das equipes operacionais do negócio.

Para tanto, deve-se entender os valores da empresa e quais são os clientes internos e externos atendidos pelo setor. Assim, é possível visualizar as áreas de maiores demandas e serviços, facilitando a elaboração de um bom planejamento.

A etapa seguinte é a compreensão do impacto proporcionado pela manutenção em diversos setores da empresa. Você pode ter uma ideia dessa repercussão respondendo a perguntas como:

  • Quais as consequências diretas e os custos de um equipamento paralisado?

  • Quais são as prioridades das tarefas de manutenção e serviços para a geração de valor no negócio?

Por fim, é decisivo compreender os recursos humanos e materiais à disposição do gestor de facilidades — e como eles podem ser aproveitados para atender as demandas prioritárias de forma proativa, e não apenas reativa.

Como relacionar a gestão da qualidade ao gerenciamento de facilities?

A qualidade pode ser aplicada em qualquer tipo de processo de trabalho — e o gerenciamento de facilities não é uma exceção. Para alcançar os objetivos estratégicos, manter padrões de regularidade e evoluir continuamente, essa área também precisa adotar os procedimentos da gestão de qualidade.

Com base no planejamento estratégico da gestão de facilities — com os objetivos da área e as demandas da empresa —, é possível implementar alguns conceitos de qualidade.

Para isso, o primeiro passo é a elaboração dos requisitos e padrões que devem ser atendidos na rotina de trabalho.

Tomando, por exemplo, o dia a dia de um porteiro, ele deve exigir a identificação dos visitantes, conferir se a entrada está autorizada, registrar os dados com uma foto e permitir — ou bloquear — o acesso dessas pessoas no local.

Essas condições podem e devem ser mais detalhadas, descrevendo precisamente qual é a forma mais eficiente de execução das tarefas. A expectativa é que, à medida que o trabalho com a qualidade for avançando, os processos vão sendo aprimorados.

Com os padrões de qualidade bem definidos, fica mais fácil cumprir o passo seguinte: destinar os recursos necessários para a execução do trabalho.

Como os processos já estão destrinchados, é possível visualizar quantas pessoas e quais equipamentos e tecnologias são necessários para que tudo seja realizado da melhor forma.

E para proporcionar uma melhoria contínua, é fundamental que a qualidade seja habilitada a mensurar os resultados das atividades padronizadas. Isso pode ser feito por meio de análises do produto final e dos indicadores chave de desempenho, utilizando dados para proporcionar uma visão da performance das facilities.

E uma vez que desvios são identificados, cabe à qualidade entender a causa e como evitar que eles se repitam — fazendo ajustes e reforçando as boas práticas.

Agora que você entendeu como a gestão da qualidade e o gerenciamento de facilities se relacionam, confira nosso guia da gestão de facilities e saiba tudo sobre esse importante trabalho.