Como reduzir custos e, ao mesmo tempo, aumentar a qualidade dos produtos ou serviços prestados? Essa é uma indagação muito comum no mundo corporativo. Gestores de toda a parte sentem a pressão de fazer mais com menos.

Porém, equilibrar custos e qualidade não uma tarefa fácil.

Nesse sentido, a terceirização de facilities surge como uma opção. Embora ainda seja uma prática pouco explorada pelas empresas, é a que mais tem surtido efeito no controle dos gastos.

Mas o que é facilities e como esse serviço pode contribuir para a redução de custos na sua gestão? Descubra agora mesmo neste post!

O que é o gerenciamento de facilities?

A gestão de facilidades é a administração das diversas atividades existentes em um ambiente de trabalho, tais como:

  • limpeza e conservação;

  • jardinagem e conforto;

  • recepção e atendimento;

  • segurança e portaria.

A gestão de facilities visa reduzir o impacto da execução dessas tarefas sobre a empresa, além de otimizar os recursos necessários à realização dos serviços — resultando na redução dos custos.

Com o sancionamento da Lei da Terceirização (13.429/2017), salvo novas alterações, a terceirização teve sua definição atualizada:

“A contratação de terceiros, por parte de uma empresa, para a realização de atividades essenciais ou não, a fim de racionalizar seus custos, economizar recursos e desburocratizar sua administração”.

Dessa forma, a terceirização de facilities passa a englobar não apenas as atividades-meio, mas também as atividades-fim de uma organização, ou seja, o seu core business.

Quais as vantagens de terceirizar facilities?

A terceirização funciona como uma parceria que busca sempre a excelência na qualidade dos serviços — essa é uma das principais vantagens.

Além disso, podemos destacar outros benefícios. Confira:

Maior desenvolvimento econômico

Grandes empresas contam com enormes estruturas burocráticas e, por isso, enfrentam dificuldades na tomada de decisões. A terceirização surge, então, como uma opção, pois subdivide essas corporações em pequenas unidades de negócio.

Dessa forma, novos empreendimentos surgem, e as grandes companhias contratam seus serviços. Isso eleva a receita do Estado com o aumento de benefícios econômicos e do nível de emprego.

Serviços especializados

Empresas terceirizadas são especialistas nos serviços oferecidos, garantindo a satisfação das parceiras, que são hoje mais exigentes e conscientes.

Estímulo à concorrência

Com o mercado de facilities aquecido, novas prestadoras de serviços terceirizados surgem, o que estimula a competitividade.

A alta concorrência, por sua vez, resulta em uma maior qualidade dos serviços prestados, sendo benéfico tanto para a contratante quanto para o consumidor final, que perceberá a melhora nos produtos e serviços.

Diminuição do desperdício

A prática da terceirização de facilities permite canalizar recursos próprios — capital e humano — para investimentos estratégicos na sua atividade principal, possibilitando a diminuição de perdas e um maior investimento de tempo nas atividades principais do negócio.

Melhor gerenciamento dos recursos humanos

Devido à alta competitividade na área de facilities, os profissionais terceirizados têm que ser continuamente treinados e aperfeiçoados. Assim, toda a mão de obra é valorizada.

Caso determinado funcionário não atenda às expectativas, o trabalho da contratante será o de, simplesmente, solicitar a substituição do colaborador.

Podemos acrescentar ainda a conveniência no caso de férias e faltas de funcionários. A responsabilidade de substituir e treinar um colaborador para cobrir aquele ausente é da empresa terceirizadora — e os custos já estão previstos no contrato.

Agilidade das decisões

A redução de níveis hierárquicos agiliza a tomada de decisão e, com isso, problemas são detectados e resolvidos, e soluções propostas e implementadas — tudo de forma rápida —, o que acaba por conferir maior leveza à empresa contratante.

Custo fixo

A opção pela terceirização de serviços, como os de limpeza e conservação, permite à contratante saber com exatidão o custo mensal dessas atividades. Não existem variações, pois o valor a ser gasto é o mesmo — excetuando-se o reajuste anual dos serviços.

Ter uma noção real dos custos é importante, por exemplo, para gestores de condomínios.

Gestão

A empresa que terceiriza seus serviços deixa de ser a responsável pela execução das tarefas e fica em uma posição muito mais cômoda: cobrar a qualidade dos serviços prestados. Todas essas vantagens podem ser percebidas no case de sucesso do Bradesco.

A rede bancária começou a ser atendida em 1979 pela MORHENA. De início, o atendimento se limitava às agências do Mato Grosso do Sul — e o serviço, atualmente, se estende a filiais de todo o Centro-Oeste.

O Bradesco necessitava de respostas rápidas a problemas relacionados aos serviços de limpeza, portaria, entre outros. Com essas tarefas nas mãos da prestadora de serviços terceirizados, o banco conseguiu empregar seus esforços e seu tempo no que realmente importa para o negócio.

Por que as empresas ainda são reticentes quanto à terceirização de facilities?

As primeiras empresas de terceirização se consolidaram no Brasil na década de 90. Por isso, o segmento ainda é um tanto desconhecido — e relativamente novo. Como resultado, podemos observar no mercado atual:

  • desconhecimento: entraves em disposições trabalhistas geram receio na implantação dessa atividade;

  • conservadorismo: alguns gestores desejam resultados imediatos, em curto prazo, rechaçando soluções que tragam resultados em um tempo maior, mesmo que sejam mais positivos, lucrativos e duradouros;

  • parceria e qualidade: é difícil encontrar parceiros que possam atender às condições de qualidade e produtividade;

  • economia: alguns gestores e donos de negócio tiram a conclusão precipitada de que a terceirização nem sempre é a solução mais econômica, quando comparada aos custos das suas empresas;

  • coordenação de atividades: há grande preocupação das companhias para que as tarefas da equipe interna e as dos funcionários da companhia terceirizada sejam realizadas de forma coesa e harmônica, e não redundantes;

  • ausência de parâmetros de cálculo: alguns gestores desconhecem os gastos relativos a cada atividade interna. Por isso, eles não têm base para comparar os custos próprios com aqueles dos serviços terceirizados;

  • demissões iniciais: muitas vezes, os gestores superestimam os gastos com demissões de funcionários no processo de implantação da terceirização — e subestimam a economia nos custos de futuras trocas de funcionários, que serão absorvidos pela contratada;

  • conflitos com sindicatos: essas entidades podem dificultar a implantação da terceirização;

  • dimensionamento de recursos: o planejamento inadequado de horários e recursos humanos e materiais pode comprometer o alcance da qualidade esperada.

Para driblar esses empecilhos, fique atento a algumas dicas que vão garantir o sucesso na implementação dos serviços terceirizados.

Que cuidados precisam ser tomados na contratação?

É importante que empresa adote critérios ao selecionar seus futuros parceiros. Além disso, é preciso tomar alguns cuidados na contratação de uma companhia de facilities. Assim, siga estes passos:

  • faça uma pesquisa de mercado por meio de sites de referência;

  • solicite à candidata o seu perfil e uma relação de clientes para os quais ela presta serviços — para fins de pesquisa e comparação;

  • ouça os empregados do futuro parceiro e converse com empresas que já utilizam os seus serviços;

  • consulte o Sindicato dos Empregados e se informe sobre possíveis impedimentos da empresa terceirizadora;

  • exija o detalhamento dos preços e a quantificação de tudo o que será fornecido. Tenha cuidado com valores incoerentes com os praticados no mercado;

Além dessas precauções, você deve exigir alguns documentos da empresa terceirizadora, de modo a assegurar sua idoneidade e a responsabilidade para com os colaboradores.

Para tanto, é preciso solicitar os seguintes comprovantes:

  • Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;

  • Certidão Negativa de Débitos Previdenciários;

  • Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais;

  • Certidão Negativa de ISS;

  • Certidão Negativa de Protesto;

  • Atestado de capacidade técnica dos serviços;

  • Registro no sindicato de classe;

Mesmo com toda a documentação apresentada — e com os custos relacionados —, a contratação de uma prestadora de serviços terceirizados exige transparência e confiança entre as partes — características essenciais para uma parceria de sucesso.

Como novas empresas de facilities surgem todos os dias, é importante escolher aquela que oferece soluções modernas e tem experiência na execução dos serviços.

São inegáveis os benefícios advindos da terceirização. Esse modelo de contratação é capaz de reduzir custos, melhorar a qualidade dos serviços e facilitar a gestão de pessoas — aspectos primordiais para o êxito do seu negócio. No entanto, como visto acima, é preciso tomar certos cuidados para assegurar todas essas vantagens.

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