Administrar contratos é algo muito comum no cotidiano das empresas, mas nem sempre é fácil e descomplicado. Se não forem geridos de maneira eficiente, pode haver impactos negativos na rentabilidade do negócio. Entretanto, a gestão de contratos eficaz tem se mostrado determinante para o sucesso da organização.

Ao longo deste artigo abordamos o assunto sob prisma duplo: por um lado, a manutenção e avaliação de contratos de serviços prestados — por exemplo, na terceirização de facilities — e, por outro, o que deve ser feito para evitar o cancelamento (churn) de um contrato. Boa leitura!

Orientações para a manutenção e avaliação na gestão de contratos

Realizar a gestão de contratos é uma atividade imensamente benéfica para a empresa. Essa conduta pode proporcionar, entre outras vantagens, a otimização do tempo e a redução de custos. Além disso, uma boa gestão fornece maior proteção legal e ajuda a promover a integração e a gestão das informações.

Para que isso se consolide, é essencial observar atentamente as etapas de avaliação e manutenção dos contatos. Pensando nisso, apresentamos, a seguir, as 6 melhores práticas para um trabalho de qualidade. Confira:

1. Identifique a situação dos contratos

Essa é uma etapa avaliativa. Deve-se priorizar uma avaliação profunda e acurada das condições em que os contratos se encontram. Portanto, identifique e registre quais documentos ainda estão vigentes, aqueles que estão sendo negociados e os que já foram encerrados.

A partir desse ponto, é preciso estabelecer as regras e as operações pertinentes para otimizar os fluxos de trabalho.

2. Faça adequações no processo de gestão de contratos

Avaliar e manter os contratos — inclusive aqueles com a empresa terceirizada — pode ser um desafio à parte. São muitas informações, exigências técnicas, normas legais, datas, minutas, enfim, diversos detalhes que precisam de todo o cuidado.

Tudo isso pode ser facilitado a partir da implantação de uma metodologia eficaz para facilitar a gestão dos contratos. Se houver um sistema que automatize todos esses procedimentos, tanto melhor.

A aplicação da metodologia é, assim, atravessada pela revisão de todo o processo de gestão de contratos. Dessa forma, ao reconhecimento de falhas e deficiências, fica mais fácil para otimizar processos e elaborar soluções para eventuais problemas.

3. Adote um modelo de gestão de contratos

Uma orientação valiosa para aperfeiçoar todos esses procedimentos é a implementação de um sistema automatizado de gestão de contratos.

Isso é particularmente relevante, por exemplo, quando se trata de acordos de prestação de serviços com uma terceirizada de facility management. O tempo levado para estabelecer contatos e captar as informações necessárias pode ser drasticamente reduzido com o uso de um software adequado para essa atividade — o que, consequentemente, confere maior agilidade na execução das atividades.

4. Prepare relatórios para consultas

Para tomar as decisões de forma mais acertada, aproveite a ferramenta de gestão e prepare relatórios completos sobre as situações dos contratos. Desse modo, você será capaz de compreender quais os reais efeitos e resultados que eles têm alcançado e quais os impactos na saúde financeira da companhia.

5. Adiante rendimentos

Para que um contrato possa ajudar a sua empresa a ser mais lucrativa, mais do que apenas avaliá-los e controlá-los, é fundamental primar pelos princípios da boa administração, ancorando-se em ferramentas capazes de contribuir para a obtenção de maiores níveis de receita.

6. Requisição de gestores de contrato

Para assegurar a manutenção do contrato firmado com a terceirizada, é recomendável designar um profissional de confiança (ou um grupo de colaboradores) como responsável direto pela gestão de contratos. Selecione funcionários capacitados para lidar com todas as minúcias e com o nível de detalhe que a tarefa exige.

Dicas de ouro para a administração do churn

Uma das informações mais importantes com a qual você vai lidar na administração do seu negócio é o churn, ou seja, a taxa de cancelamentos por parte dos clientes. Isso se aplica igualmente aos contratos de prestação de serviços que você estabelece com outras empresas.

Para evitar cancelamentos indesejados, considere os seguintes elementos.

Definição de SLAs

O SLA — Service Level Agreement — nada mais é do que o acordo de nível de serviço estabelecido entre a terceirizada e a sua empresa. É nesse documento em que estarão especificados, de forma passível de métrica, os serviços a serem prestados.

Antes de qualquer coisa, procure ser bem cuidadoso na definição dos SLAs, delimitando minuciosamente o grau de excelência e o desempenho que a empresa contratada deve oferecer.

Análise da qualidade dos serviços

Com um contrato bem definido e com o SLA corretamente delimitado, é imprescindível realizar análises sobre a qualidade dos serviços prestados, de modo a identificar se eles estão atendendo as exigências ou se mudanças serão necessárias para corrigir gargalos e melhorar a qualidade e a agilidade dos processos.

Adequação dos preços

Em algumas ocasiões — sobretudo em contratos a longo prazo —, os preços constantes no acordo podem não condizer com a realidade vivida pelas empresas. E isso acontece devido a inúmeros fatores, como crises econômicas e políticas e alterações sofridas pelo mercado ao longo do tempo.

Nesse caso, vale a pena recalcular os preços para alterar o contrato e fazer uma adequação proveitosa para as duas partes.

Engajamento

Busque identificar se a prestadora de serviços designou uma equipe realmente engajada para alavancar o seu negócio. Não se esqueça, também, de estimular seus próprios colaboradores a se dedicarem ao trabalho conjunto. A integração entre funcionários internos e externos é uma boa maneira de engajar as equipes no trabalho.

Geração de valor

Um dos principais fatores para evitar cancelamentos de contratos com uma terceirizada é o fato de que a relação de negócios estabelecida entre as partes deve ser frutífera, gerando valor e bons resultados.

Cumprimento das obrigações de contrato

Assim como a empresa terceirizada tem deveres para com a sua companhia, você também deve observar uma série de obrigações constantes no contrato. Certifique-se de cumpri-los a rigor e sempre nos prazos apropriados.

Permanência de contratos por meio de gestão inteligente

Para garantir o êxito dos contratos firmados com a empresa de facility management, não se esqueça de aplicar um bom método para gestão dos contratos. Para isso, é preciso contar com especialistas da área e usar a tecnologia a seu favor. Desse modo, a prevenção de cancelamento é mais eficiente.

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