As decisões de compra estão sendo questionadas pelos executivos e todos os setores da empresa são responsabilizados por suas ações. Isso faz com que o Facility Management ganhe ainda mais importância no segmento corporativo.

A maneira como os trabalhos são executados muda constantemente, principalmente devido à incorporação de novas metodologias e tecnologias aos processos. Isso cria uma demanda por instalações bem gerenciadas com locais de trabalho mais centrados nos colaboradores — e capazes de promover o bem-estar, a redução de custos e o aumento da produtividade.

O papel do profissional de Facility Management, portanto, é cada vez mais crítico neste processo, passando de um simples encarregado pela limpeza, organização e segurança do ambiente de trabalho para o responsável direto por agregar valor estratégico ao negócio.

Nesse contexto, a profissão de Facility Management está sendo cada vez mais reconhecida pelos executivos. Mas qual é exatamente esse valor? Como você o torna visível e mensurável? Isso é o que você vai descobrir a partir de agora.

O que é Facility Management?

O Facility Management é uma profissão que engloba múltiplas disciplinas para garantir a funcionalidade do ambiente de trabalho, integrando pessoas, objetos, processos, metodologias e tecnologias em um mesmo local. Ou seja, a área está relacionada à organização, à coordenação e ao gerenciamento de instalações — com o objetivo de aumentar a produtividade com o menor custo possível.

Para exemplificar, pense no local em que trabalha, considerando as salas, os móveis e equipamentos, as pessoas, os processos e os métodos de trabalho. A função de um Facility Manager é garantir que tudo funcione de forma harmoniosa para facilitar o trabalho de todos enquanto economiza recursos.

O termo “facility” (facilidade) refere-se a qualquer estabelecimento que tenha como propósito o fornecimento de bens e serviços — fábricas, escritórios, escolas, armazéns, complexos esportivos, hospitais, hotéis, lojas do varejo etc.

Já “management” (gestão) indica que cada uma dessas instalações necessita de uma organização e de uma gestão das pessoas, espaços, departamentos, materiais e tecnologias, para que as equipes sejam produtivas sem desperdiçar os recursos disponíveis.

Dessa forma, o Facility Management ganha uma natureza estratégica e o objetivo principal é a criação de um ambiente de trabalho que contribua para a melhora da produtividade e se alinhe com os objetivos do negócio.

O profissional de Facility Management não só assume o papel de fornecer suporte à organização, como também o de agregar um valor específico ao negócio, tornando-se um parceiro estratégico fundamental para os executivos.

O que seria esse valor que o Facility Manager tanto busca?

Mesmo que o seu papel seja promissor, o profissional de Facility Management ainda não é reconhecido como deveria por muitas empresas e acaba não sendo incluído pelos donos dos negócios nos processos de decisões mais estratégicas.

Como consequência, esses profissionais vivenciam dificuldades diárias em demonstrar o valor que podem agregar em diferentes níveis organizacionais. Os executivos, muitas vezes, obrigam os gerentes de facilities a reduzir custos, mas não dão a oportunidade de esclarecer as consequências dessas ações — muitas vezes negativas para o negócio, podendo gerar a insatisfação dos colaboradores e a perda de produtividade.

Ainda, em muitas organizações, a gestão de facilities é considerada mais pelo resultado do que pela habilidade profissional. Desse modo, gerentes forçam o trabalho com os custos mais baixos possíveis. Isso, consequentemente, afeta a qualidade, que, por sua vez, apoia a crença de que essa não é uma função importante.

A fim de apoiar o papel do gerenciamento de instalações e, de fato, provar o seu valor, uma das coisas mais importantes que um profissional de Facility Management busca é o reconhecimento mais amplo de sua contribuição para ajudar o negócio a atingir o sucesso.

Sendo assim, o reconhecimento é a principal recompensa que um profissional de Facility Management busca. A final, esse profissional trabalha duro para a manter uma estrutura capaz de suportar as exigências das tarefas e atingir os objetivos traçados.

Como medir os resultados?

Aparentemente, medir os resultados operacionais de uma instalação pode parecer difícil, mas isso é possível utilizando os KPI’s (Key Performance Indicators) adequados. Isso é importante, pois, com os indicadores corretos, é possível demonstrar resultados com base em pesquisa, coleta e análise de dados — dando maior credibilidade às informações que serão entregues. Dessa forma, é mais provável ganhar o respeito dos donos e investidores, que passarão a dar o valor merecido à profissão.

Então, é necessário mudar a forma como se enxerga as instalações e é preciso ter uma visão ampla do ambiente para descobrir o que se deve medir. Esses serão os seus principais indicadores de desempenho. Para ajudar, daremos alguns exemplos abaixo:

Ar-condicionado

Muita gente sofre com problemas respiratórios e o ar-condicionado é um grande vilão, causando complicações e gerando afastamentos de colaboradores. Isso afeta diretamente a produtividade da empresa.

Então, passe a registrar o quanto de produtividade é perdida pelas faltas desses profissionais e demonstre como um aparelho mais moderno e inteligente, com soluções antialérgicas, pode ajudar.

O retorno do investimento será rápido e a redução de faltas deve elevar os resultados. Sem contar que o consumo de energia pode ser drasticamente reduzido pela correta distribuição das temperaturas e adequação dos horários de funcionamento desses equipamentos.

Plano de continuidade de negócios

Investir em um plano de continuidade de negócios impede que a empresa fique fora do ar em momentos de queda de energia, problemas de conexão da internet, atualizações e manutenções de servidores — além de catástrofes como incêndios e inundações.

O ideal é que você faça uma análise dos riscos e ameaças internas e externas, demonstrando, por meio de relatórios e gráficos, o quanto a empresa perde com as paralisações temporárias. A ideia é mostrar que o investimento em um plano de continuidade traz retornos financeiros rápidos, impede a perda de clientes e evita prejudicar a imagem da companhia.

O que cada gerente busca como resultado?

Quando se fala em resultados operacionais de uma instalação, a primeira coisa que vem à mente dos gestores é a redução de custos com a infraestrutura. O problema é que essa mesma infraestrutura contribui diretamente para a produtividade — o que faz com que muitos custos sejam necessários. O correto a se fazer, então, é buscar um equilíbrio.

Por exemplo: a terceirização das operações de limpeza e segurança geram custos contratuais, mas ajuda a economizar com o pagamento de salários e benefícios dos colaboradores, além de livrar a empresa das obrigações legais trabalhistas. Também, não será necessário gastar com substitutos para os períodos de férias ou faltas dos funcionários próprios. Nesse caso, a terceirização pode gerar muito mais benefícios do que custos.

Provar o valor desse trabalho para os donos e diretores da empresa pode ser difícil, mas, seguindo essas dicas, você será um profissional de Facility Management mais respeitado dentro da sua empresa.

O que mais é preciso realizar para provar a importância do gerente de facilities nas empresas? Deixe a sua opinião nos comentários!