Já há algum tempo, as empresas privadas descobriram as vantagens da terceirização para aumentar a produtividade e qualidade dos serviços.

No entanto, seria possível fazer o mesmo e melhorar a eficiência com a gestão de facilities na administração pública?

Continue a leitura e entenda como isso é possível!

O que é a gestão de facilities?

Ao frequentar espaços de grande circulação como shoppings, aeroportos, escolas, faculdades, condomínios e hospitais, você talvez tenha imaginado o desafio que é manter toda a estrutura do ambiente.

É necessário ter cuidados com a segurança, higienização, ordenação do espaço e sua manutenção — o que depende de muita organização e do trabalho integrado de várias equipes. A gestão de facilities trata justamente do planejamento e operacionalização de processos para assegurar o pleno funcionamento desses locais.

Para tanto, esses procedimentos devem ser devidamente ajustados com o objetivo de manter, desenvolver e aprimorar os serviços.

A delegação de tais tarefas a uma empresa especializada é uma alternativa encontrada por muitas instituições para melhorar resultados e reduzir custos.

Por isso, a terceirização de facilities já é uma estratégia utilizada por muitas empresas e instituições privadas para garantir a qualidade dos serviços e manter o foco dos gestores e das equipes internas no core business da companhia.

Como gerenciar facilities em serviços públicos?

A grande questão é que as instituições do setor público também podem desfrutar das vantagens da terceirização. Imagine como seria bom para o gestor de um hospital, por exemplo, delegar uma tarefa tão importante como a limpeza para outra empresa?

Por um preço definido em contrato, a terceirizada assumiria responsabilidades como:

  • garantir a qualidade do serviço prestado;

  • organizar as escalas e turnos dos trabalhadores;

  • gerenciar a folha de pagamento referente aos funcionários terceirizados;

  • treinar os funcionários para assegurar a execução devida das tarefas;

  • providenciar os materiais necessários para as atividades contratadas;

  • substituir funcionários em caso de falta ou afastamentos.

Agora, imagine se em vez de terceirizar um único serviço, ele pudesse reunir várias necessidades da organização em um só contrato — limpeza, segurança, manutenção, conservação do espaço externo — e se assegurar de que todas essas atividades seriam executadas com eficiência e a um custo reduzido?

Os exemplos nos permitem perceber que, na prática, essa terceirização reduziria muitas outras preocupações do gestor.

Dessa forma, ele poderia se concentrar no que é fundamental em um hospital: a qualidade do atendimento e dos serviços médicos oferecidos à população.

Porém, para que seja adotada pela administração pública, a terceirização de facilities exige alguns cuidados. Entre eles, podemos destacar a transparência.

Os contratos devem estar adequados às normas estabelecidas pelo Tribunal de Contas da União (TCU) e seguir, rigorosamente, as leis de transparência, facilitando a prestação de contas e gerando credibilidade ao serviço.

Afinal, é importante provar que cada centavo gasto do dinheiro público foi destinado ao seu objetivo real: atender as necessidades da população.

Também é preciso garantir que a contratação respeite os procedimentos legais, como estabelecido nas regras do processo licitatório e outras leis. Outro aspecto a ser observado é o nível do consórcio que será contratado e o grau de complexidade para sua administração.

Quais são as principais vantagens da terceirização de facilities na administração pública?

1. Aumento na eficácia dos processos

Além da especialização da terceirizada, o contratante tem a garantia de que o serviço será prestado de acordo com determinados padrões de qualidade.

O estabelecimento de um SLA (Service Level Agreement) estratégico é fundamental para definir os parâmetros para a atuação e avaliação das tarefas executadas.

2. Foco na atividade principal

Mesmo que o gestor supervisione o serviço prestado pela equipe especializada, esse não será seu foco principal.

Ele terá a oportunidade de utilizar o tempo que seria gasto na organização do setor com atividades referentes à finalidade principal da instituição.

3. Otimização de recursos

A terceirização de facilities pode gerar uma redução de custos considerável, que pode ultrapassar 20% de economia em relação à realização dos mesmos serviços pelo pessoal interno. Essa é uma das razões pelas quais a terceirização é amplamente utilizada em instituições privadas.

Esse modelo administrativo permite realizar ajustes, fazendo com que os serviços alcancem um nível de qualidade possível dentro de custos adequados.

4. Aumento da vida útil das instalações

Quando o ambiente é bem cuidado por profissionais especializados, a organização pode contar com a desaceleração do desgaste.

Isso acontece porque a aplicação de procedimentos apropriados — aliados a uma detecção precoce de problemas e a um trabalho de manutenção preventiva — aumenta a vida útil das instalações, gerando menos gastos com reparos.

Nos espaços públicos, sabemos que esse cuidado é ainda mais importante. Escolas, hospitais, prédios e órgãos governamentais em geral estão sujeitos a deterioração acelerada quando não recebem a atenção apropriada.

A grande diferença em relação às organizações privadas é que o processo para a obtenção de recursos para reformas e revisões pode ser moroso, agravando as condições do ambiente e, em alguns casos, inviabilizando sua utilização total ou parcial.

5. Soluções diversas em um único contrato

Em vez de gerenciar contratos de diferentes serviços com fornecedores variados, a terceirização de facilities realmente simplifica o trabalho da equipe de gestão.

Ela permite a integração de diversos serviços: limpeza, cuidado de áreas verdes, recepção, copeiragem, manutenção (predial, elétrica, hidráulica, dos sistemas de ar-condicionado), desinsetização ou desratização — tudo em um único contrato.

6. Conforto e satisfação do usuário

Um ambiente limpo e bem cuidado influencia outro aspecto fundamental quando falamos do serviço público: a percepção do usuário.

O evidente zelo pela instituição aumenta a satisfação do cidadão que busca os serviços oferecidos naquele espaço. Isso demonstra todo um cuidado com o patrimônio público e uma preocupação com o ser humano.

7. Embasamento técnico para a gestão operacional

Quando recorre a profissionais devidamente capacitados, a instituição pública pode contar com pareceres técnicos.

Isso faz com que a gestão operacional seja embasada na avaliação de pessoas com expertise reconhecida na área, gerando decisões acuradas e aumentando a qualidade dos serviços.

Entendeu como a terceirização de facilities na administração pública pode aumentar a eficácia e garantir atendimento de qualidade ao usuário dos serviços?

Quer saber quais são os serviços de natureza contínua e como eles podem ser terceirizados? Então, continue em nosso blog e confira!