A terceirização de facilities em hospitais é uma forma de a instituição de saúde se concentrar no seu core business e, ao mesmo tempo, garantir a qualidade dos serviços e da infraestrutura com o apoio de uma equipe especializada.

O gerenciamento de facilities pode ser definido como o conjunto de práticas interdisciplinares necessárias para assegurar a funcionalidade de um ambiente — como a limpeza, segurança, suporte e manutenção técnica.

Em hospitais, o gerenciamento de facilities é essencial para o bom funcionamento da infraestrutura, dos equipamentos e serviços que darão suporte à atividade-fim da instituição.

Neste artigo, vamos explicar melhor como funciona a gestão de facilities em hospitais, quais são as vantagens de terceirizar esse serviço e como definir um bom contrato com a terceirizada. Confira!

O que esperar da gestão de facilities em hospitais?

A primeira preocupação da gestão de facilities em hospitais é justamente com a saúde do colaborador. Existe um risco biológico inerente ao ambiente hospitalar e, por isso, é necessário um cuidado especial com a limpeza do local a fim de evitar contaminações e proliferações de bactérias e vírus.

As medidas de gerenciamento de facilities também são eficientes no combate à infecção hospitalar e, consequentemente, impactam os resultados do trabalho de médicos e enfermeiros com os pacientes.

Em instituições de saúde, o papel do colaborador nessas ações também é importante. Como já existe uma consciência do risco do local, muitas pessoas que trabalham em hospitais já estão preparadas e cientes de que precisam tomar cuidados especiais no seu cotidiano.

É papel da gestão de facilities aproveitar essa predisposição para reforçar as medidas de segurança do trabalho e os critérios de limpeza com esses colaboradores, especialmente em locais e serviços mais críticos, como no centro cirúrgico.

Esse é um trabalho constante que usualmente envolve capacitações e reciclagens para os colaboradores a cada 3 meses, enfatizando a responsabilidade deles para com os pacientes e a sua própria saúde.

Nessas capacitações, são repassadas as regras de limpeza e desinfecção seguindo as normas e manuais da vigilância sanitária.

Com a consciência de que podem ser agentes facilitadores da proliferação de contaminações em um ambiente que precisa ser extremamente higienizado, os colaboradores tendem a ficar atentos e ter comportamentos mais seguros, sob as orientações da gestão de facilities.

Quais são as principais vantagens da terceirização de facilities em hospitais?

Existem inúmeras responsabilidades críticas que envolvem a atividade hospitalar. Por mais capaz que seja a instituição, é impossível garantir sozinha um padrão de excelência em todas elas.

Para que o hospital possa focar nas atividades centrais ao negócio que vão gerar mais valor, é interessante formar parcerias estratégicas e terceirizar setores que orbitam esse core business, como a gestão de facilities.

Com a terceirização, o hospital consegue ganhos expressivos na qualidade desse serviço. A relação com uma empresa parceira costuma ser bem mais rigorosa no que diz respeito aos padrões, pois ela é a especialidade da empresa contratada, ao passo que seria uma atividade secundária na instituição de saúde.

Ou seja, a equipe de uma empresa de gestão de facilities certamente será mais bem treinada, qualificada e selecionada para os serviços. Mesmo se esse time não for capaz de atender às necessidades da instituição de saúde, é mais simples realizar trocas com a terceirização quando os resultados não forem satisfatórios.

E apesar de não ser parte do core business do hospital, a gestão de facilities é extremamente importante para o sucesso das atividades do setor de saúde. Quando é terceirizada e conduzida por especialistas, existe um ganho notável na qualidade da hospitalização oferecida.

A gestão de facilities vai assegurar o bom funcionamento de todos os serviços de suporte e infraestrutura do ambiente hospitalar, desde a manutenção de equipamentos críticos das unidades de terapia intensiva até a infraestrutura predial padrão, como recepção, estacionamentos e controle de acesso físico.

Por fim, vale citar que o custo de contratar uma equipe terceirizada será bem menor do que o peso que esse time teria na folha de pagamentos da instituição, enxugando os gastos do hospital.

Há cuidados a serem tomados?

A contratação de uma empresa terceirizada para assumir a gestão de facilities é bem mais simples do que seria recrutar toda a equipe para essa área, pessoa por pessoa. Mas, ainda assim, é importante que o hospital tome cuidados quando for realizar essa parceria estratégica.

O primeiro passo antes de contratar uma terceirizada é conhecer sua reputação e checar seu histórico de serviços prestados. Além de descobrir quais outras instituições de saúde já contaram com a empresa, é uma boa ideia conferir os indicadores de desempenho mensurados durante a prestação desse serviço.

Também é importante que a instituição de saúde especifique suas necessidades internas quando decidir terceirizar a gestão de facilities. Com esse conhecimento, fica mais fácil selecionar quais empresas podem atender às demandas do hospital.

Como definir um bom contrato com a terceirizada?

Quando optar pela terceirização da sua gestão de facilities, a instituição de saúde nunca deve enxergar a empresa contratada apenas como uma prestadora de serviços, mas sim como uma parceria estratégica na operação do hospital.

A relação entre as duas partes precisa ser harmoniosa e bem próxima, para que as demandas da contratante sejam prontamente identificadas e atendidas pela contratada.

Também é importante que todo o acordo esteja definido em um contrato claro para ambas. Ainda que exista uma flexibilização do relacionamento, é essencial documentar tudo o que for determinado em relação ao trabalho, incluindo a descrição dos serviços que serão prestados, como devem ser feitos e como funcionará o processo operacional.

O nome disso é SLA, ou service level agreement, expressão em inglês que pode ser traduzida como “acordo de nível de serviço”. Os SLAs de um contrato determinam as metas de nível operacional dos serviços prestados, as demandas que serão atendidas e a forma como isso será feito.

Os SLAs existem para assegurar que ambas as partes entendam suas responsabilidades no contrato e compartilhem a mesma visão de sucesso e desempenho no serviço prestado. Além deles, também é importante que fiquem definidos KPIs no contrato com a terceirizada.

KPI é a sigla para Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de performance. Eles estão diretamente ligados aos SLAs. Em resumo, são o que ambas as partes vão utilizar para mensurar o sucesso das atividades.

Um exemplo de KPI relevante para a gestão de facilities em hospitais é o índice de infecções hospitalares, medido pela Comissão de Controle da Infecção Hospitalar (CCIH). Quando esse índice está elevado, significa que a limpeza precisa de ajustes, seja em equipamentos ou nos treinamentos oferecidos.

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