Quando falamos sobre o trabalho de Facility Manager (FM), um aspecto que não pode ser ignorado é o impacto dessa atividade sobre a produtividade dos funcionários em geral. Essa influência vem sendo comprovada em diferentes pesquisas, como é o caso do relatório The Workplace Advantage, elaborado pela equipe do The Stoddart Review.

Esse relatório revelou que um ambiente de trabalho efetivo pode melhorar a produtividade do negócio em 3,5% — o equivalente a um impacto de 70 bilhões de libras na economia do Reino Unido, onde a pesquisa foi conduzida.

Mas ainda não acabou. A relação entre FM e produtividade acaba afetando positivamente, também, os custos da companhia. Um exemplo simples dessa correlação: com funcionários mais produtivos, elimina-se a necessidade de horas extras. Assim, o gerente de instalações possibilita economia para a empresa.

Agora que esclarecemos essa dinâmica, vamos ao que realmente interessa. De que maneiras o Facilty Manager pode melhorar a produtividade dos funcionários? Nós temos 5 sugestões. Confira.

1. Incentivar uma pausa no trabalho

Ao contrário do que algumas pessoas pensam, oito horas de trabalho contínuo, sem pausas, não é um bom indicador de produtividade. Aliás, pesquisas indicam que uma pessoa só consegue manter a concentração em qualquer tarefa específica por, no máximo, 20 minutos. Portanto, fazer breves pausas, regularmente, é um método eficaz (ainda que pouco intuitivo) para melhorar a produtividade dos funcionários.

O problema é que muitas empresas ainda nem possuem um local de descanso apropriado. Inclusive, por esse motivo, funcionários estão acostumados a passar o horário de almoço na própria mesa — o que significa que eles continuam trabalhando, respondendo e-mails e atendendo telefonemas.

Nesse contexto, o gerente de facilidades tem um papel importante para incentivar as pausas. Afinal, esse profissional pode assegurar que a empresa tenha um espaço adequado e convidativo para descanso.

2. Manter o local de trabalho organizado

Um local de trabalho desorganizado é sinônimo de perda de tempo. Os colaboradores podem gastar minutos preciosos do dia, simplesmente tentando localizar um determinado item no meio de um espaço bagunçado. Além disso, para muitas pessoas, a desorganização incomoda e atrapalha a concentração.

Cabe ao gerente de facilidades determinar algumas maneiras eficientes de organizar o local de trabalho, além de sugerir procedimentos simples para conservar a organização ao longo do tempo.

Vale a pena reforçar que a organização do espaço de trabalho depende da dinâmica das atividades desempenhadas. Em outras palavras, um mesmo padrão de organização não vai, necessariamente, funcionar em todas as empresas.

É por isso que o papel do Facility Manager, enquanto profissional especializado, é tão importante. Ele saberá desenvolver um sistema de organização que combine praticidade e funcionalidade, beneficiando o fluxo de trabalho.

No item organização, também podemos citar a importância da limpeza, que deve ser realizada de maneira regular e com capricho. Vale a pena lembrar que a motivação para trabalhar (ou fazer qualquer coisa) é sempre maior quando estamos em um local limpo.

3. Projetar diferentes ambientes de trabalho

Hoje, existe uma tendência de projetar grandes espaços abertos e compartilhados de trabalho. Faz parte da visão de um local que integre as equipes e favoreça processos de inovação. Mas é preciso tomar cuidado, pois apostar apenas nesse tipo de ambiente é tentar encaixar todos os perfis de profissionais na mesma forma — e não funciona.

Sim, é verdade que muitas pessoas não gostam de trabalhar em salas fechadas, longe dos colegas — e forçar esse afastamento físico pode até causar desmotivação. Por outro lado, alguns profissionais precisam desse “isolamento” para manter a concentração, especialmente nas atividades que envolvem muita informação e, portanto, exigem atenção total.

Assim, para melhorar a produtividade dos funcionários, é importante contar com ambientes diversificados. Dessa maneira, cada colaborador poderá utilizar o espaço mais adequado ao seu perfil e à tarefa que está executando em determinado momento.

4. Otimizar o uso do ar-condicionado

Pode até parecer um detalhe sem importância — mas não é. Vivemos em um país tropical. Isso quer dizer que um ambiente de trabalho sem ar-condicionado simplesmente é uma péssima ideia.

Por outro lado, esse equipamento pode ser um risco financeiro, jogando as contas de eletricidade da empresa lá no alto, especialmente se utilizado de maneira incorreta. Você já deve ter visto situações como estas:

  • ar-condicionado ligado o dia todo, mesmo depois que o ambiente já está fresco.
  • manter as janelas abertas enquanto o ar está ligado.
  • deixar o ar-condicionado em uma temperatura excessivamente baixa.

O gestor de facilities tem a responsabilidade de eliminar esse tipo de situação, ou seja, otimizar o uso dos equipamentos, o que inclui o ar-condicionado. Para isso, é preciso elaborar parâmetros que permitem manter o ambiente em uma temperatura confortável para os funcionários — afinal, eles passam de oito a dez horas por dia na empresa —, mas sem que o consumo de energia ultrapasse o necessário.

A mesma lógica é válida para o uso de vários outros equipamentos do ambiente de trabalho, como computadores, impressoras, luzes, cafeteiras etc.

5. Investir em ergonomia

Ergonomia é um tema extremamente importante, pois vai além da questão da produtividade dos funcionários, ou mesmo da economia. Trata-se da saúde dos profissionais que trabalham na empresa. O descaso com a ergonomia pode causar lesão por esforço repetitivo, tendinite, problemas de coluna, desgaste da visão e assim por diante.

O Facilty Manager ocupa um papel central na prevenção desses problemas. Ao planejar qualquer espaço de trabalho, é necessário pensar no investimento em itens que favorecem a ergonomia. Isso envolve desde a escolha das mesas e cadeiras até o posicionamento correto das telas de computador — citando apenas dois exemplos.

Eventualmente, esses cuidados adicionais podem gerar um custo mais alto para a empresa, a curto prazo. Mas imagine quantos afastamentos por motivo de saúde — e até processos trabalhistas — seriam evitados ao longo dos anos com essa medida de prevenção. Pode-se dizer que esse é um aspecto no qual não vale a pena economizar.

Neste post, você conferiu 5 sugestões que o profissional de facilities pode colocar em prática para melhorar — direta e indiretamente — a produtividade dos funcionários. Mas estamos longe de cobrir tudo o que esse gerente pode fazer. Quer aprender mais? Então, aproveite para descobrir como o Facility Manager vai revolucionar o ambiente de trabalho!