As suas dificuldades são reduzir os custos ao mesmo tempo em que mantém a qualidade? A resposta para esse enigma é saber como escolher uma empresa de facilities. As “facilidades” ajudam o seu negócio a se manter operando de forma segura e lucrativa.

Há organizações especializadas no fornecimento desse tipo de serviço. Porém, há certas dúvidas: o que são empresas de facilities? O que deve ser analisado ao escolher uma delas? Quais cuidados devem ser tomados?

Este post vai apresentar a resposta para essas perguntas. Acompanhe!

Facilities: o que são?

As facilities são os serviços — fixos ou temporários — terceirizados e prestados para outras empresas. Ou seja, em vez de destinar uma equipe interna para exercer determinadas funções — como limpeza, vigilância e logística — você contrata uma companhia que conta com profissionais altamente especializados nessas tarefas.

A vantagem da contratação de empresas desse tipo é a possibilidade de o seu negócio gastar toda a energia apenas com o essencial. Assim, você conquista a economia de dinheiro e de tempo, sendo possível concentrar os recursos em processos mais importantes para o crescimento e para o sucesso da empresa.

Como escolher uma empresa de facilities?

A definição na contratação de uma empresa de facilities exige a escolha da alternativa mais adequada para o seu negócio. Há várias fases pelas quais o contratante passa ao selecionar a melhor opção.

Quer saber quais são elas? Confira:

Análise de custos

Solicite a planilha de custos da prestadora de serviços. Identifique as despesas relativas a encargos, salários, equipamentos, benefícios, lucro, taxas administrativas e impostos para verificar se elas estão sendo pagas corretamente.

Se a empresa oferecer um valor muito abaixo do mercado, desconfie. Essa situação pode indicar que vários custos obrigatórios deixaram de ser cumpridos.

Para ter certeza de que os valores são pagos corretamente, verifique quais são os itens obrigatórios de acordo com o sindicato e avalie se todos estão sendo cumpridos. Lembre-se de que todas as obrigações tributárias e trabalhistas devem ser pagas corretamente — e quando isso não acontece há indícios de problemas.

Também tenha cuidado com algumas questões específicas. Por exemplo, em relação aos vigilantes, questione sobre a escala de horários. Verifique se ela cumpre o previsto na CLT ou no acordo coletivo da categoria sobre o pagamento de horas extras.

Faça uma comparação dos custos com a qualidade. O ideal é buscar sempre o melhor custo-benefício. Avalie as propostas das diferentes empresas e peça a referência de pessoas que já contrataram o serviço.

Identificação de serviços disponíveis

Como afirmado acima, a empresa pode oferecer diferentes tipos de serviços. Os mais comuns são nos setores de limpeza, logística interna e armazenagem, suporte administrativo, conservação de áreas externas, manutenção, locação e segurança.

Além dos já citados, as facilities também podem oferecer atividades de coleta de resíduos, serviços de portaria, recepção e call center, entre outros.

Conheça todos os serviços disponíveis e assegure-se de que aqueles necessários para a sua empresa estão estipulados no contrato. Dessa forma, suas expectativas como contratante são garantidas e alinhadas com as da empresa contratada.

Lembre-se: empresas que oferecem segurança privada e portaria geralmente também realizam atividades de limpeza e conservação. Nesse caso, você pode obter mais de um serviço com um único contrato, gerando maior economia nas finanças.

Treinamento

A empresa de facilities trabalha especificamente com a prestação de determinadas atividades e, por esse motivo, possui uma equipe especializada e treinada constantemente. Isso gera economia de custos com logística e encargos trabalhistas, já que não é necessário contratar pessoas, realocar colaboradores e investir em capacitação.

Essa questão é relevante independentemente do serviço a ser contratado. A limpeza, por exemplo, exige treinamentos contínuos para garantir que os colaboradores saibam aplicar os produtos utilizando as ferramentas e proteções exigidas.

Já os vigilantes e seguranças devem passar por capacitações em academias especializadas. Essa é uma obrigatoriedade da legislação e a autorização é conferida pela Polícia Federal.

Portanto, verifique se a empresa a ser contratada aposta nos treinamentos e qual é o nível de qualificação dos profissionais. Lembre-se de conferir o plano de treinamento anual, pois esse é o documento que assegura a capacitação frequente dos funcionários.

Essa é a melhor maneira de garantir que o serviço contratado está de acordo com o esperado.

Tecnologia e ferramentas

A tecnologia empregada no serviço pode fazer a diferença no resultado final. Por isso, é recomendável analisar as ferramentas, maquinários, acessórios e produtos químicos utilizados pela empresa de facilities.

É preciso atentar para essa questão principalmente em casos específicos, como quando há a necessidade de utilizar produtos químicos. A legislação estipula que tais atividades devem ser feitas com equipamentos de segurança obrigatórios e ferramentas adequadas para garantir a qualidade do serviço e a proteção dos trabalhadores.

Outra situação é no caso de atividades de limpeza ou segurança, por exemplo, em que a diferença de tecnologia utilizada pode reduzir a quantidade de mão de obra ou os gastos com água e energia — tendo um melhor custo-benefício para sua empresa.

Aspectos legais

Os aspectos legais devem ser obrigatoriamente cumpridos pela contratada — e cabe a você verificar se eles são seguidos à risca. Essa situação é primordial no caso da segurança privada, que possui uma legislação bem específica.

A contratação, por exemplo, de segurança privada — armada ou desarmada — requer um alvará de autorização publicado no Diário Oficial da União com validade de 1 ano.

A lei ainda deixa evidente a necessidade de os vigilantes realizarem cursos regulares em academias especializadas e autorizadas. Cada treinamento tem validade de 2 anos e, depois desse período, é preciso fazer uma reciclagem.

O vigilante também deve contar com o Certificado Nacional de Vigilante (CNV). Esse documento é emitido pela Polícia Federal e indica que o profissional está de acordo com a legislação e habilitado para realizar a atividade.

Pagamento de adicional de periculosidade

A CLT especifica o pagamento de adicional de periculosidade de acordo com a função exercida pelo colaborador. Isso ocorre quando o trabalho expõe o trabalhador a inflamáveis, energia elétrica e explosivos ou a roubos e outros tipos de violência física, como em cargos de segurança patrimonial ou pessoal.

O adicional é de 30% sobre o salário do colaborador, sem acréscimos devido a prêmios, gratificações ou participações nos lucros.

Certifique-se de que a empresa contratada inclui o pagamento do adicional nas planilhas de custos.

Análise de outros clientes

As referências de outros clientes são uma boa base para a escolha da empresa de facilities. Questione há quanto tempo a contratada está prestando o serviço e se o contratante está satisfeito com a qualidade do trabalho — esse é um bom indicador para auxiliar em sua escolha.

Aproveite para tirar qualquer outra dúvida e ainda analise o histórico da empresa. Quanto mais tempo no mercado, maior é a chance de o serviço ser executado com excelência.

Compromisso com a gestão da qualidade e padrão ISO

As melhores empresas de facilities trabalham — e estão comprometidas — com a gestão da qualidade e possuem o selo ISO. Em outras palavras: elas seguem os padrões internacionais que asseguram a excelência do serviço prestado.

Essa questão impacta diretamente na qualidade interna, nos processos de treinamento e no resultado final do trabalho executado em seu empreendimento.

Agora que você já sabe como escolher uma empresa de facilities, entre em contato conosco e solicite um orçamento dos serviços oferecidos para facilitar a vida do seu negócio!